購入してから１ヶ月が過ぎてしまった。暫く何も活用しなかったが、ようやく使う機会が訪れた。この３連休利用して部屋の片付けをしてみた。その時に、出た大量の書類や名刺類。「そうだ、これを電子化にしよう…。」そこで久し振りに使ったのがコレ。ガッチリ使うためには面倒な一歩を踏まないといけない。それは、何でもそうなのだ。勉強もそうだし、こうした「文明の利器」を使いこなすのも同じである。単に使うだけなら、そう苦にならないが、ガッチリ使うには、超えないといけない面倒なことが待っている。
Scan Snapの電源入れて無線LANでパソコンと繋がる。アプリはホームページからダウンロードした。割と設定は簡単だった。
さっそく名刺やレシートを入れてみた。面白い、これは素晴らしい「文明の利器」である。名刺やレシートに加え書類も試してみた。でも一番のご利益は、書類の整理である。
Scan Snapの良いところは、この魔法の口に通すだけで、片面でも両面でもスキャンできる。自動判別機能もついてはいるが、失敗して片面なのに両面をスキャンしてしまい、空白は入ると、それはそれでストレスになる。だから、ファイル毎に設定した方がいいことにも気づく。その都度設定してスキャンする。すると面白いのが、スキャンした単位にファイルができるということだ。そして、自動でファイル名をつけてくれる。ここまでは会社や大学のマルチコピー機でもしてくれる。
しかし、ここからがScan Snapの違うところだ。凄いのは、そのファイル名の自動でつく命名の中身が素晴らしい。これは便利である。ファイルの先頭には日付が自動で入る。そしてスキャンしたことで、テキストで、テーマらしいところから抜き取って、自動でファイル名を振ってくれるのだ。これも痒い所に手が届く感じ。カラーもグレーも、両面も片面も通すだけでスキャンしてくれるのだからほんとに凄いと思う。
さらに、それらのファイルはクラウドに指定できる。私の場合は自動でOne Driveを指定した。まだまだ十分に使い方を知っているわけではないので、これから覚えることも沢山あるとは思うが、中々面白い。ペパーレスと言われて久しいが、依然として紙の書類が多い。頭の整理ができていれば、紙は最小限で良いかも知れない。ここ数年、見たこともない書類がバインダーで本棚を占領している。この整理には電子化が欠かせない。そして、それを引き出すためには、何と言っても、「マインドマップ」だ。マインドマップが必要だ。アナログの記述は詳細の電子データを引き出すためのものとして考えても良いと私は思う。頭の引き出しと、クラウドの電子データが繋がれれば、スッキリするはずではないだろうか。そして実際に本当に書棚を飾るのは、リアル。つまり、本当にときめくものにする。ワクワクする書類を揃える。リアルの世界でいくには、リアルを美しくする必要があるのではなかろうか？
そう考えると、これから整理も楽しくなりそうだ。まさに「ワクワクさん」です。
投稿者プロフィール
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人財育成、技術系社員研修の専門家。東京都市大学特任教授。博士（工学）。修士（経済学）。専門は「電力システムネットワーク論」著者に「IEC 61850を適用した電力ネットワーク- スマートグリッドを支える変電所自動化システム -」がある．ブログは映画感想を中心に書いている。
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